Informationen für unsere Klient*innen
zum Umgang mit Personendaten in der Jugendberatung

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, zu welchem Zweck die Jugendberatung Personendaten erhebt, speichert oder weiterleitet. Wir informieren Sie über ihre Rechte, die Sie im Rahmen des Datenschutzes wahrnehmen können.

Zusammenfassung
Das Gesetzt schreibt uns vor, relevante Personendaten unserer Klient*innen zu erfassen und den Beratungsverlauf zu dokumentieren, soweit dies zur Erfüllung unserers Beratungsauftrages notwendig ist. Wir sind verpflichtet, diese Daten nach Abschluss der Beratung mind. 10 Jahre aufzubewahren und anschliessend sicher zu löschen. Klient*innen haben das Recht, Einsicht in ihr Beratungsdossier zu nehmen. Wir dürfen ohne ausdrückliche Einwilligung keine Personendaten an Dritte weitergegben, ausser es ist gesetzlich erlaubt (z.B. bei akuter Selbst- und Fremdgefährdung).

Verantwortlichkeit

Die Verantwortung für die Bearbeitung der Personendaten und insbesondere der Gesundheitsdaten unserer Klient*innen liegt bei den Mitarbeitenden des Samowar Bezirk Meilen. Bei Fragen zum Datenschutz oder wenn Sie Ihre Rechte im Rahmen des Datenschutzes wahrnehmen möchten, wenden sie sich an meilen@samowar.ch oder an die zuständige Beratungsperson.

Erhebung, Zweck und Aufbewahrung der Daten

Die Bearbeitung (Erhebung, Speicherung, Verwendung sowie Aufbewahrung) der Daten erfolgt aufgrund der Beratungsvereinbarung und gesetzlicher Vorgaben zur Erfüllung des Beratungszwecks sowie zu den damit verbundenen Pflichten.

Die Erhebung von Daten erfolgt einerseits bei der Anmeldung per Mail oder über das Anmeldeformular oder per Telefon (Sekretariat), anderseits durch die zuständige Beratungsperson im Rahmen der Beratungsgespräche. Sofern Sie ihre Einwilligung gegeben haben, erhalten wir auch Daten von weiteren Personen (Eltern, Schulsozialarbeitende, Lehrpersonen; frühere Therapeut*innen o.ä.), die für das Verständnis der Situation/Problematik oder deren Lösung relevant sein können.

In den Beratungsdossiers werden nur Daten erfasst und bearbeitet, die im Zusammenhang mit der Beratung stehen. Das Beratungsdossier umfasst persönliche Angaben wie Personalien, Kontaktdaten sowie in den Beratungsgesprächen erhobene Gesundheitsdaten wie Anamnesen, Diagnosen, Therapievorschläge und Befunde.

Dauer der Aufbewahrung

Die Beratungsdossiers werden gemäss den Vorgaben des Kantons Zürich während 10 Jahren nach Abschluss der Beratung aufbewahrt. Danach werden die Dossiers sicher gelöscht bzw. vernichtet, ausser Sie wünschen ausdrücklich, dass die Daten länger aufbewahrt werden.

Weitergabe von Personendaten

Wir geben keine Personendaten und insbesondere keine besonders schützenswerte Personendaten an Dritte weiter, ausser wenn dies gesetzlich erlaubt resp. verlangt ist oder wenn Sie im Rahmen der Beratung der Weitergabe der Daten zugestimmt haben.

Die Beratungen im Samowar sind unentgeltlich. Daher erflogt keine Weitergabe von Personendaten an Kranken- oder Invalidenkassen. Auch die Wohngemeinden, die den Samowar finanzieren, erhalten keine Personendaten über einzelne Klient*innen.

Einwilligung und Widerruf der Einwilligung

Klient*innen werden bei der Anmeldung über das Anmeldeformular auf unserer Website aufgefordert, die Klient*inneninformationen über den Umgang mit Personendaten auf der Jugendberatung Bezirk Meilen zu lesen und ihre Einwilligung zur Datenbearbeitung zu erteilen. Erfolgt die Anmeldung über andere Kanäle, erfolgt die Klient*inneninformation und das Einholen der Einwilligung im Erstgespräch.

Eine bereits erteilte Einwilligung kann jederzeit ganz oder teilweise widerrufen werden. Der Widerruf oder der Wunsch nach Änderung einer Einwilligung muss schriftlich erfolgen. Sobald wir den schriftlichen Widerruf erhalten haben und die Bearbeitung auf keine andere Rechtsgrundlage als die Einwilligung gestützt werden kann, wird die Bearbeitung eingestellt. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenbearbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Auskunft, Einsicht und Herausgabe

Sie haben jederzeit das Recht, Auskunft zu Ihren Personendaten zu erhalten. Sie können ihr Beratungsdossier einsehen oder auch eine Kopie verlangen. Die Herausgabe der Kopie kann im Rahmen des Datenschutzgesetzes kostenpflichtig sein. Allfällige Kosten, die vom Aufwand der Erstellung der Kopie abhängen, werden Ihnen vorgängig bekannt gegeben.

Recht auf Datenübertragung

Sie haben das Recht, Daten, die wir automatisiert bzw. digital verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Dies gilt insbesondere auch bei der Weitergabe von Klient*innendaten an eine von ihnen gewünschte Gesundheitsfachperson. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an eine andere verantwortliche Person verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Berichtigung Ihrer Angaben

Wenn Sie feststellen oder der Ansicht sind, dass Ihre Daten nicht korrekt oder unvollständig sind, haben Sie die Möglichkeit, eine Berichtigung zu verlangen. Kann weder die Korrektheit noch die Unvollständigkeit Ihrer Daten festgestellt werden, können Sie die Anbringung eines Bestreitungsvermerks verlangen.

Aufschaltung: September 2023
Letzte Aktualisierung: Januar 2024

PDF Informationen für unsere Klient*innen